Musiikkia ja muusikoita Hyvinvoinnin tiloihin

Jotta musiikkitapahtuma olisi onnistunut kokemus järjestäjille, esiintyjille ja etenkin yleisölle, on hyvä ottaa huomioon muutamia seikkoja tilaisuuden järjestämisessä. Hyvin ja sujuvasti järjestetty tilaisuus tuottaa iloa ja hyvinvointia kaikille.

Musiikin voima antaa ja kantaa meitä arjessa ja juhlassa.

Tarvitset:

Musiikkiin soveltuvat tilat:

• Onko tila musiikkitilaisuuteen sopiva ja mahdollistaako ympäristö esiintymisrauhan ja kuuluvuuden?

• Onko tila akustisilta ominaisuuksiltaan sopiva?

• Onko tilaa riittävästi esiintyjille, yleisölle, soittimille, nuottitelineille yms. välineille?

• Voiko tilaa tarvittaessa uudelleen järjestellä esitykseen sopivaksi esim. onko tuolien ja pöytien siirtäminen mahdollista?

• Onko tilassa riittävästi tuoleja sekä yleisölle että esiintyjille?

• Mikäli muusikot esiintyvät ulkona onhan heillä mahdollisuus olla katoksen alla ja mahdollinen sähköntarve huomioitu?

• Onko asianmukaiset ja turvalliset tilat, jossa voi säilyttää soittimien koteloita yms. myös esityksen ajan?

Yleiset tilat:

• Onko naulakoita riittävästi, onko WC-tiloja tarpeeksi?

• Onko tilassa kahvilaa? Jos on, kuinka se on auki tapahtuman aikana?

Mainostaminen:

• Kuka hoitaa mainostamisen ja tiedottamisen, jotta yleisö löytää paikalle?

Sähkö:

• Jos kyseessä on sähköisillä instrumenteilla toteutettava tapahtuma, onko esityspaikan lähellä riittävästi pistorasioita/jatkojohtoja?

Esitys ja siihen valmistautuminen:

• Onko tilaisuuden järjestelyistä yksityiskohtineen infottu kaikkia asianosaisia?

• Kuinka esiintyjä/esiintyvä ryhmä ja yleisö asettuvat tilaan?

• Saako tilaa uudelleenjärjestellä?

• Onko tila rauhoitettu muulta toiminnalta tilaisuuden etukäteisvalmisteluille?

• Onko otettu huomioon, että esityksessä tarvittavien laitteiden pystytys, viritys, äänentoiston ja akustiikan testaus vie aikansa ennen esityksen alkamista?

• Mikäli soittajat istuvat, onko sitä varten käsinojattomia tuoleja? Tilaisuuden jälkeen

• Onko sovittu miten ja kenen toimesta tila järjestetään takaisin alkuperäiseen kuntoon?

• Tavataanko ja kiitetäänkö yhteisesti tilaisuudesta ja sen onnistuneista järjestelyistä?

Muusikoiden hyvinvointi

• Onko sovittu yhteyshenkilö, johon voi olla tarvittaessa yhteydessä ja joka ottaa esiintyjät vastaan esiintymispaikalla?

• Jos on kyse pidemmästä esiintymisestä, onko sovittu tauoista ja niiden pituuksista?

• Onko esiintyjillä taukotilaa esim. vaatteiden vaihtoa varten?

• Onko esiintyjille tarjolla ruokaa/virvokkeita?

• Saavatko esiintyjät palkkion vai onko esitys sovittu tehtäväksi talkoohengessä? Onhan tapahtumalupa kunnossa?

Tee näin:

Yllä olevilla ainesosilla saadaan aikaiseksi kaikkien kannalta miellyttävästi sujuva tapahtuma. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!

Resepti kokeiltu ja hyväksi todettu Metropolian Hyvinvointitiimissä sekä Annalan huvilassa.

Teksti: Raili Honkanen-Korhonen, Metropolia Ammattikorkeakoulu